Mickes skolblogg: Bilaga: Projektdirektiv

Detta dokument är ett direktiv framtaget av Projektgruppen i nära samarbete med samhällsföreningen i Ankarsrum gällande den hemsida som föreningen vill ha hjälp med att konstruera. Projektet ingår som ett moment i en högskolekurs, PPB300, på Högskolan Väst.

2 Översikt

2.1 Bakgrund

Ankarsrum är ett litet samhälle med ca 3000 invånare 2,5 mil utanför Västervik, där ett flertal små ideella föreningar finns. Samhällsföreningen är en av dem och tanken är att på sikt kunna få till en samlingsportal på Internet för att enklare kunna samarbeta över föreningsgränser.

Samhällsföreningen har i dagsläget ingen teknisk utrustning eller möjlighet att informera samhällets invånare eller medlemmar om föreningens arbete och evenemang. Byns anslagstavlor och ev. någon annons i den lokala tidningen är den enda informationsspridning som finns idag, förutom den berömda djungeltelegrafen. Detta förfaringssätt anses från föreningen vara tungrott och otidsenligt. Föreningens styrelse har därför diskuterat möjligheten att gå online för att underlätta hanteringen.

2.2 Syfte

Att föreningen ska kunna nå ut till en större grupp samhällsinvånare samt även till andra potentiella besökare. Visionen är att i framtiden använda hemsidan som en samlingsportal för att främja samarbete mellan företag och föreningar i samhället.

Då de flesta i samhället jobbar på andra orter är det alltid ett pyssel att kunna samla alla till möten. Tanken som styrelsen har är ett kommunikationsforum av något slag där man kan föra en dialog och underlätta kommunikation mellan styrelsemedlemmarna i första hand och på sikt även övriga medlemmar.

3 Uppdrag/ Mål

Målet är att skapa en lättnavigerad hemsida som syftar till att nå ut med information till medlemmar, invånare och andra intresserade.

En gästbok ska skapas för att underlätta kommunikationen för styrelsens medlemmar i första hand men på sikt kunna vidareutvecklas till ett verktyg för allehanda kommunikation mellan intressenter och föreningen.

Kalender där aktiviter kan visas upp från föreningen.

En av föreningen framtagen samhällskarta ska införas på sidan.

Länkar till andra föreningar och företag som föreningen själva tar fram ska läggas in.

E-mailfunktion som leder till föreningens mail.

Användargränssnittet bör vara enkelt och lättförståeligt då föreningens medlemmar saknar kompetens och vana att hantera Internet i stort, och hemsidor i synnerhet. Kodningen av hemsidan bör hållas så enkel som möjligt, då tanken är att sidan ska administreras av styrelsen själv, eller av styrelsen utsedd webbansvarig. Föreningens vision är att i framtiden bygga ut sidan och föreningen själva ansvara för detta. Den tekniska kunskapen i föreningen inte är av allra högsta mått och utbildningstillfälle har bokats till tillfället för redovisning. Sidans adress ska anskaffas av föreningen och tillhandahållas till projektgruppen, vilken ansvarar för att sidan läggs upp på ett korrekt sätt på given server. Föreningen vill också i samband med detta ha förslag på och utbildning/handledning i programvaror som behövs för att på ett enkelt sätt administrera sidan.

4 Intressenter

Invånarna i Ankarsrum, styrelsen, medlemmarna, övriga föreningar och företagare. Lärcentrat.

5 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att ta fram en design som passar samhällsförenings verksamhet, mål och potentiella användare när det gäller färgval, ramverk och placering av olika element.

§ Att skapa sidan på ett enkelt sätt när det gäller kodning av HTML, CSS, och eventuella Javascript mm för att på ett enkelt sätt kunna bygga ut sidan i framtiden.

§ Att skapa ett lätthanterligt diskussionsforum

§ Enklare kalender för aktivitetsöversikt.

§ E-mailfunktion

§ Framtagen karta över samhället skall läggas in på hemsidan.

§ Att när sidan är skapad och godkänd av Ankarsrums samhällsförening, lägga upp den på server.

§ Att ge förslag på programvaror som kan vara lämpliga att använda för vidare hantering av hemsidan i samhällsföreningens regi.

§ När sidan är online, ge en kort utbildning, support i handhavande av Internet i stort, samt handhavande av de programvaror som föreslagits för intresserade medlemmar samt webbansvarig utsedd av samhällsföreningen.

I projektet ingår inte:

§ Att ta fram material till sidan, varken skrift, bild eller annat medium, detta ska tillhandahållas av samhällsföreningen

§ Att införskaffa serverplats där hemsidan ska lagras, detta ska samhällsföreningen göra

6 Genomförande

Metoder: Brainstorming, täta diskussioner med uppdragsgivaren, noggrann projektplanering, täta uppföljningar.

Verktyg: Videokonferansverktyg, Projektplaneringsverktyg, Webbprogrammeringsverktyg med tillhörande vertyg för färganalyser mm, rapporteringsverktyg t.ex microsoft office programvaror, ftp-programvara för uppladdning mot server.

Förutsättningar: Projektet ingår i kursen PPB300 vid Högskolan Väst.

7 Rutiner

Rapportering till uppdragsgivare sker kontinuerligt mellan projektledare och av uppdragsgivare utsedd kontaktperson. Dessutom är tidpunkter för redovisning av projektdirektiv samt slutredovisning av projektet fastställda (se bilaga 1). Tidrapportering inom projektgruppen sker med hjälp av Microsoft Excel samt en dagbok som förs av projektledaren. Tid från respektive gruppmedlem redovisas dagligen till projektledare. Den sammanlagda tiden redovisas sen i sin tur i den slutliga rapporten som överlämnas till uppdragsgivare i samband med slutredovisningen.

Arbetet med ovan nämnda rapport ska ske fortlöpande genom hela projektet. Projektledaren är ansvarig för att så sker, men kan delegera ut själva uppgifterna till övriga projektdeltagare.

Vid större frågor rörande projektet så ska hela projektgruppen vara med vid diskussioner med uppdragsgivaren. Detta kan lämpligen ske via telebilduppkopplingar eller med hjälp av annan videokonferensutrustning (Marratech, MSN).

De beslut rörande projektets utforming tas i första hand gemensamt mellan projektledare och av uppdragsgivaren utsedd ansvarig.

8 Påverkan på organisationen

För att underlätta kontakt mellan samhällsföreningen och projektgruppen, så föreslås att kontakter sker mellan projektledare och av samhällsföreningen utsedd kontaktperson.

9 Beräknade kostnader och tidsåtgång

9.1 Beräknade kostnader

Då Ankarsrums samhällsförening själva införskaffar serverplats och tillhandahåller den information som ska publiceras på hemsidan, så kommer ingen uppskattning av kostnader att ske i detta direktiv. Då projektet är en del i en Högskolekurs, så sker arbetet med att utvecka sidan av projektgruppen helt ideellt.

9.2 Beräknad tidsåtgång

Den tid som är avsatt för projeket i dess helhet, direktiv inräknat, är 10 veckor, med start 08-03-25 och avslut 08-05-30. Ett minimum av 200 arbetstimmar per gruppmedlem ingår som en förutsättning i den kursplanering som detta projekt ingår i.

Kursen PPB som Projektmetodiken ingår i kommer i sin helhet med föreläsningstillfällen och övrig kompetensutveckling ta 600timmar i anspråk av projektgruppens tid.

Då projektgruppen innefattar 3 personer så betyder detta ett minimum av 240 arbetstimmar vid projektstarten fredagen den 18-04-08 och med ett maxtak på 300 arbetstimmar för projektgruppen fram tills dess att slutrapporten ska vara klar.

Resterande 300 timmar ska således disponeras på kompetensutveckling, direktiv och projektplanerings utformning.I projektplaneringen tas en prioriterad kravsspecifikation fram med prioriteringar som kommer att styra tiden. För en grov uppskattning av den tid som kan tänkas gå åt till olika delar av projeket, se bilaga 1.

10 Antaganden

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet, så krävs det att det som samhällsföreningen tagit på sig att tillhandahålla, levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och samhällsföreningen hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen (max 300 timmar) kommer ej kunna genomföras.

11 Risker

Kända risker som identifierats till detta projekt är:

Bristande planering: vilket kan leda till förseningar och omförhandlingar av tidsplaner och utfomande av slutprodukt. För att minimera detta så ska löpande uppföljningar göras veckovis.

Bristande kunskap: vilket kan leda till förseningar, bristfällig slutprodukt. För att minimera denna risk så kommer löpande kompetensutveckling att ske i samarbete med Högskolan Väst, samt i regi av projektgruppen internt. En referensgrupp bestående av två lärare på HV kommer att ingå i projektet, vilka kan bistå med handledning och expertkunskap. Eventuellt kan det bli aktuellt att ta kontakt med ytterligare personer.

Att försenat överlämande av de innehåll som ska ligga på hemsidan från samhällsföreningen inte tagits upp som en risk som kan påverka projektet beror dels på att denna risk ses som försumbar, samt att projeketets huvudsakliga inriktning, att skapa strukturen mm, kan utföras utan detta material, i stort sett.

För en närmare titt på riskanalysen hänvisas till Bilaga 2.

12 Projektorganisation

Uppdragsgivare: Ankarsrums Samhällsförening ordförande Lena Svahn

Projektledare: Malin Hanson

Vice Projektledare: Camilla Björklund

Vice vice Projektledare: Mikael Larsson

Referensgrupp: Ann Svensson, Kjell Bäckman

13 Förvaltningsansvaret

Allt material, pappersdokument, digitala dokument och filer till hemsidan överlämnas då projektet fått godkänt av uppdragsgivaren, Ankarsrums samhällsförening, till föreningen eller av föreningen utsedd webbansvarig.

//Micke Lidköping vid Lidköping