Projektplan Delprojekt GIS-utredning Västerviks kommun Version 2

PROJEKTPLAN

Delprojekt i Västerviks kommun GIS-utredning

webbadress
Projektnamn GIS-utredning Västerviks kommun
Fastställt av Lotten Gustafsson
Dokumentansvarig Projektledare Camilla Björklund
Dokumentidentitet Projektplan	Version 2	Datum 2008-11-17	Status

Dokumenthistorik

Version	Datum	Ändrad av	Utförda förändringar
1	2008-11-13	Camilla Björklund	Orginal
2	2008-11-17	Camilla Björklund	Omfattning, avslutskriterier, genomförande, riskanalys

Innehållsförteckning

1 Direktivet.. 4

1.1 Definitioner och förkortningar. 4

2 Beskrivning.. 4

2.1 Omfattning. 4

2.2 Projekt-mål. 5

2.3 Tidplan.. 5

2.4 Kostnad.. 5

2.5 Avslutskriterier. 5

2.6 Avvikelser. 5

2.7 Beroenden.. 6

3 Organisation.. 6

3.1 Beskrivning av ansvar. 6

3.2 Resurser. 7

4 Genomförande. 7

4.1 Start av projektet.. 8

4.2 Beslutspunkt.. 8

4.3 Uppföljning/ Rapportering. 8

4.4 Godkännande och leveransplan.. 9

4.5 Avslut av projektet.. 9

5 Nyckelantagande. 9

6 Samverkan.. 9

7 Kommunikation.. 9

7.1 Inom projektet.. 9

Bilagor:

Elektronisk bilaga 1 Direktiv delprojekt GIS-utredning Västerviks kommun version 3

Elektronisk bilaga 2 Krav på GIS

Elektronisk bilaga 3 Sitemap i A3-format

Elektronisk bilaga 4 Tidsplanering

Elektronisk bilaga 5 Riskanalys

1 Direktivet

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltnings och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS-plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

För en utförligare beskrivning se elektronisk bilaga 1 Direktiv delprojekt GIS-utredning Västerviks kommun version 3.

1.1 Definitioner och förkortningar

GIS – Georafiska InformationsSystem

2 Beskrivning

2.1 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose och delvis analysera de nuvarande systemen av teknisk natur för att kunna matcha de krav inklusive kompabilitet respektive förvaltning och bolag har på systemen/plattformen för att matcha kraven i befintliga system.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen. Möjliga leverantörer tillhandahålls till största delen från uppdragsgivaren men projektgruppen är fria att själva föreslå andra möjliga systemleverantörer och plattformar.

§ Att redovisa resultatet på MiMaCas val av GIS plattform både skriftligt och muntligt. Det resultat som MiMaCa kommit fram till kommer att redovisas med för och nackdelar vid de jämförelser av plattformar som vi anser lämpliga.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byte av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

§ Att ta hänsyn till verksamhetssynpunkter utan att denna utredning är av en mer teknisk natur.

2.2 Projekt-mål.

Att utifrån en teknisk synvinkel tillgodose de krav som Västerviks kommun har på GIS-system och föreslå möjliga plattformar som är kompatibla med de övriga system som redovisats i den kravspecifikation som tillhandahållits av projektledaren för GIS-utredningen, Lotten Gutafsson (se elektronisk bilaga 2 Krav på GIS och elektronisk bilaga 3 Sitemap i A3-format) Detta ska resultera i en skriftlig rapport samt en muntlig presentation av resultaten både för Högskolan Väst och Västerviks kommun.

2.3 Tidplan

En skriftlig rapport ska inlämnas till Högskolan Väst samt Västerviks kommun senast den 7 januari 2009. Den 9 januari 2009 ska en muntlig redovisning för Högskolan Väst:s examinatorer ske. Datum för muntligt föredragande för Västerviks kommun och andra intressenter bestäms vid ett senare tillfälle.

För en mer detaljerad tidsplanering se elektronisk bilaga 4 Tidsplanering

2.4 Kostnad

De eventuella kostnader som uppstår under arbetet med denna rapport får respektive projektmedlem själv bekosta. Kostnader för Västerviks kommun har inte tagits med i beräkningarna, utan får skötas från deras sida.

2.5 Avslutskriterier

Projektet anses avslutat när Högskolan Väst:s examinatorer och uppdragsgivaren Västerviks kommun genom Lotten Gustafsson erhållit en utredningsrapport framtagen av MiMaCa enligt de på förhand framtagna kraven. Att projektet uppfyllt de på förhand beslutade kraven utifrån det direktiv som godkänts från alla tre parterna.

2.6 Avvikelser

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet så krävs det att det som kommunen tagit på sig att tillhandahålla levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och kommunen hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen kommer inte kunna genomföras.

2.7 Beroenden

För att arbetet ska löpa smärtfritt så krävs det att det material som ska erhållas från kommunens sida inkommer i tid, och att en tät kommunikation mellan projektgruppen och ansvarig från kommunen sker.

3 Organisation

Uppdragsgivare: Västerviks kommun genom Lotten Gustafsson, Projektledare GIS-utredningen

Projektledare: Camilla Björklund

Projektmedlem: Malin Hanson

Projektmedlem: Mikael Larsson

Referensgrupp: Ann Svensson, Kerstin Grundén

3.1 Beskrivning av ansvar

3.1.1 Uppdragsgivarens ansvar

Att förse projektgruppen Mimaca med material om nuvarande system och krav på kommande system. Att vara en diskussionpartner när problem uppstår och vara den beslutande parten om utredningen kör fast eller på annat sätt hindras.

3.1.2 Projektledarens ansvar

Att dokumentera allt genom projektets gång.

Ansvarar för tolkandet av direktivet tillsammans med projektgruppen och uppdragsgivaren så att alla är eniga och direktivet kan fungera som ett styrdokument.

Att entusiasmera och fördela arbetet.

Lösa och medla i ev. konflikter.

Hålla kommunikationen fri och öppen.

Sköta kontakt med uppdragsgivaren.

Vid större beslut ska hela gruppen, projektledaren och uppdragsgivaren gemensamt komma överens. Annars är det mellan uppdragsgivaren och projektledaren som beslutsgången går.

Tydliggöra målen för projektgruppen så att alla är införstådda med uppgiften och drar åt samma håll.

Att följa upp riskanalysen och eventuellt omförhandla direktivet.

3.1.3 Projektmedlemmars ansvar

Medverkar i projektplaneringen

Utför kartläggningar, sammanställningar och analyser mm.

Utformar förslag

Medverkar vid en löpande uppföljning av projektet

Deltar i avrapporteringar

Redovisar arbetad tid till projektledare veckovis

3.2 Resurser

Examinator på kursen TOB300: Ann Svensson, Högskolan Väst

Handledare på kursen TOB300: Kerstin Grundén, Högskolan Väst

Deras ansvar: Att vägleda och ge tips och råd till projektgruppen, i mån av tid, under kursen TOB300

3.2.1 Uppdragsgivare

Västerviks kommun GIS-utredningen genom Lotten Gustafsson, projektledare.

3.2.2 Projektgranskare

Ann Svensson, Examinator, Högskolan Väst

Kerstin Grundén, Handledare, Högskolan Väst

3.2.3 Projektledare

Camilla Björklund, student på Kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

3.2.4 Resurspersoner

Resurspersoner:

Malin Hanson

Camilla Björklund

Mikael Larsson

Nödvändiga kompetenser:

Generella kunskaper inom GIS

Utredningsarbete

Ledarkunskaper

Samarbete

Projektdokumentation

Presentation

3.2.5 Övriga resurser

Videokonferensutrustning

Ordbehandlingsprogram

Internet

4 Genomförande

Projektgruppen Mimaca kommer att arbeta utifrån den tidsplan som arbetats fram genom diskussioner mellan projektmedlemmarna. De faser eller milstolpar som är av intresse att uppfylla inom den satta tidgränsen är de som anges nedan. Uppdragsgivaren är kontinuerligt informerad om gruppens arbete genom hela processen och bistår med råd för att projektet ska få den utformning och det slutresultat som är önskvärt. Milstolparna representerar den prioritetsordning som projektgruppen anser vara nödvändig och följer den tidsplan som fastställt för att projektets satta tidsram skall kunna hållas.

Ett försök att analysera andra kommuners GIS strategier kommer i mån av tid och tillgängligt material att utföras. Detta är dock inget krav från uppdragsgivarens sida utan kan mer ses som fortbildning och vidgade vyer.

Milstolpe 1: Faktainsamlig plattformar – material som rör de tänkta leverantörerna och deras system samlas in från Internet och eventuell kontakt med leverantör samt också till viss del insamlande av material av redan tillgängliga system. När detta är klart anses milstolpe ett vara uppnådd.

Milstolpe 2: Matchning krav/behov – En jämförelse av de tänkta systemen mot kraven i kravspecifikationen sker. När detta är gjort anses milstolpe två vara uppnådd. Om en analys av andra kommer har utförts så ska den vara klar och sammanställd.

Milstolpe 3: Frågor till HV – att ha besvarat de specifika frågeställningar som ingår som en del i uppgiften från Högskolan Väst.

Milstolpe 4: Rapportsammanställning – det resultat som framkommer under fas två sammanställs i en skriftlig rapport. När denna rapport är framtagen och inlämnad anses milstolpe fyra vara uppnådd.

Milstolpe 5: Muntlig presentation av resultatet för Högskolan Väst.

Milstolpe 6: Muntlig presentation av resultatet för uppdragsgivare.

4.1 Start av projektet

Projektstart är formellt måndagen den 3 november 2008, men reellt blir det måndagen den 10 november 2008, med framtagande av ett direktiv samt en tidsplanering.

4.2 Beslutspunkt

I detta projekt finns inga direkta beslutspunkter, däremot kan man se till våra framtagna milstolpar för att se om utvecklingen och tidsplanen håller.

Ser projektledaren att tidsplanen inte kommer att hålla krävs det omplanering och omprioritering. Se milstolpar ovan.

4.3 Uppföljning/ Rapportering

Uppföljning av tidplanen kommer att ske fortlöpande. Rapportering mot HV sker ungefär en gång per vecka, muntligt via marratech. Rapportering kommer att ske veckovis mot Västerviks kommun till Lotten Gustafsson när detta anses nödvändigt. Slutrapportering mot HV sker fredagen den 9/1 2009. Slutrapportering mot Västerviks kommun avtalas vid ett senare tillfälle.

4.4 Godkännande och leveransplan

Rapporten ska godkännas av både examinator på HV och uppdragsgivaren Västerviks kommun för att denna ska anses vara just godkänd. Rapporten kommer att överlämnas den 7 januari 2009 till alla inblandade parter.

4.5 Avslut av projektet

Projektet skall vara godkänt av uppdragsgivaren: Västerviks kommun.

Projektet ska vara godkänt av Högskolan väst: Ann Svensson

Den skriftliga rapporten ska inlämnas till samtliga intressenter den 7 januari 2009.

5 Nyckelantagande

Det som i första hand styr projektets framskridande är att de milstolpar som framtagits uppnås och i förevarande fall att information går att få tag på inom rimlig tid. Om så inte blir fallet så måste en omförhandling ske mellan uppdragsgivare och projektgrupp.

6 Samverkan

Samverkan kommer att ske mellan alla inblandade personer i projektgruppen.

7 Kommunikation

7.1 Inom projektet

Kommunikation mellan projektets gruppmedlemmar kommer i första hand att ske via videokonferens med hjälp av Marratech. Kontakt med referensgrupp samt uppdragsgivare kommer att ske via e-post, MSN, Marratech och telebild. Därutöver används de tekniker som för tillfället kan anses vara till hjälp för projektet.

Bilaga 1

PROJEKTDIREKTIV

Delprojekt i Västerviks kommun GIS-utredning

webbadress
Projektnamn GIS-utredning Västerviks kommun
Fastställt av Lotten Gustafsson
Dokumentansvarig Projektledare Camilla Björklund
Dokumentidentitet Direktiv	Version 3	Datum 081112	Status

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning.. 3

2 Översikt.. 3

2.1 Bakgrund.. 3

2.2 Syfte. 6

3 Uppdrag/ Mål.. 6

4 Intressenter.. 6

5 Omfattning.. 6

6 Genomförande. 7

7 Rutiner.. 7

8 Beräknade kostnader och tidsåtgång.. 7

8.1 Beräknade kostnader. 7

8.2 Beräknad tidsåtgång. 8

9 Antaganden.. 8

10 Risker.. 8

11 Projektorganisation.. 9

12 Förvaltningsansvaret.. 9

Bilaga

Tidsplanering version 2
Sammanfattning

Detta dokument är ett direktiv framtaget av projektgruppen MiMaCa i nära samarbete med Lotten Gustafsson, projektledare för GIS-utredningen i Västerviks kommun gällande den delutredning som Västerviks kommun vill ha hjälp med. Projektet ingår som ett moment i en högskolekurs, TOB300, Tillämpade offentliga system B-kurs, på Högskolan Väst.

1 Översikt

1.1 Bakgrund

I ovan nämnda kurs ingår att uföra någon form av utredning som inriktar sig mot offentlig förvaltning och denna utredning ska utmynna i en rapport som ska presenteras både för kursens deltagare och för uppdragsgivare. Detta gör att det är av yttersta vikt att det material som hanteras inte får begränsas av sekretess med mera, utan ska vara av en offentlig art.

Gruppen MiMaCa tog kontakt med Västerviks kommun för att undersöka om de kunde erbjuda ett relevant projekt som passade för de kriterier som anges i kursplanen för TOB300. I samband med detta så föreslogs att kontakt skulle tas med projektledaren för den GIS-utredning som leds av Lotten Gustavsson. Denna utredning har till syfte att undersöka möjligheterna att byta ut system som används för att lagra och behandla geografisk- och lägesbestämd information och samla dessa under en gemensam plattform istället. I dagsläget användas många olika system inom de respektive förvaltningarna, något som kan försvåra samarbete mellan förvaltningar, och innebära dubbellagring av information, vilket med ett gemensamt system/plattform eventuellt skulle kunna minimeras. Det delprojekt som tagits fram ska utreda vilken/vilka GIS plattformar som ska kunna användas utifrån de specifika krav och användningsområden som respektive förvaltning har samt kopplingar övriga system.

Västerviks kommuns organisation ser ut som nedan:

De system som idag används är följande:

1.2 Syfte

Att undersöka möjligheterna att effektivisera Västerviks kommuns GIS-hantering genom att föreslå plattformar som utifrån de specifika krav som ställs av förvaltningarna skulle kunna ersätta de idag använda. Att skapa en förståelse för hur ett utredningsarbete kan utföras med fokus på offentlig förvaltning.

2 Uppdrag/ Mål

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltning och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

3 Intressenter

Västerviks kommun/förvaltningar och bolag, GIS-utredningen Västerviks kommun, Kommuninvånarna Västervik, Tjänstemän och Politiker Västervik Kommun, Leverantörer av GIS-system och Högskolan Väst

4 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose de krav respektive förvaltning har på systemen/plattformen.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen.

§ Att redovisa resultatet både skriftligt och muntligt.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byta av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

5 Genomförande

Metoder: Diskussioner med uppdragsgivaren, täta uppföljningar. En kvantitativ metod används för att undersöka olika plattformar/GIS-system.

Verktyg: Videokonferansverktyg, Projektplaneringsverktyg, rapporteringsverktyg t.ex microsoft office programvaror.

Förutsättningar: Projektet ingår i kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

6 Rutiner

Rapportering till uppdragsgivare sker kontinuerligt mellan projektledare/samordnare och av uppdragsgivare utsedd kontaktperson i förevarande fall Lotten Gustafsson. Dessutom är tidpunkten för redovisning av slutrapport av projektet fastställt av kursens begränsningar. Muntligt föredragande av denna för intressenter från Västerviks kommun kommer att bestämmas vid ett senare tillfälle. Tidrapportering inom projektgruppen sker med hjälp av GanttProject, samt en dagbok som förs av projektledaren. Tid från respektive gruppmedlem redovisas veckovis till projektledaren. Den sammanlagda tiden redovisas sen i sin tur i den slutliga rapporten som överlämnas till uppdragsgivare i samband med slutredovisningen.

Arbetet med ovan nämnda rapport kommer att ske fortlöpande genom hela projektet. Projektledaren är ansvarig för att så sker, men kan delegera ut själva uppgifterna till övriga projektdeltagare.

Vid större frågor rörande projektet så ska hela projektgruppen vara med vid diskussioner med uppdragsgivaren. Detta kan lämpligen ske via telebilduppkopplingar eller med hjälp av annan videokonferensutrustning (Marratech, MSN).

De beslut rörande projektets utforming tas i första hand gemensamt mellan projektledare, eller av denne utsedd ställföreträdare och av uppdragsgivaren utsedd ansvarig.

7 Beräknade kostnader och tidsåtgång

7.1 Beräknade kostnader

Då arbetet ingår i en kurs på Högskolan Väst så kommer inga kostnader som kan debiteras på Västerviks kommun att uppstå. Kostnader för projektdeltagarna får bekostas av repektive deltagare.

7.2 Beräknad tidsåtgång

Den tid som är avsatt för projektet i dess helhet, direktiv inräknat, är 10 veckor, med start 08-11-03 och avslut 09-01-09.

Kursen TOB300 som detta projekt ingår i sätter inga direkta begränsningar på den tid som får tas i anspråk. Dock så förutsätts att 40 arbetstimmar per deltagare och vecka ska kunna tas i anspråk för projektet, med vissa begränsningar under till exempel jul och nyårshelgen.

Då projektgruppen innefattar 3 personer så betyder detta ett minimum av ca 1200 arbetstimmar, men då gruppen själva disponerar den tid som anses behövas så kan denna siffra justeras både nedåt och uppåt. En grov tidsplanering har gjorts och är medskickad som en bilaga till detta direktiv, (se bilaga 1 Tidsplanering).

8 Antaganden

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet, så krävs det att det som Västerviks kommun tagit på sig att tillhandahålla, levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och Västerviks kommun hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen, eller av andra orsaker, kommer ej kunna genomföras.

9 Risker

Kända risker som identifierats till detta projekt är:

Bristande planering: vilket kan leda till förseningar och omförhandlingar av tidsplaner och utfomande av slutprodukt. För att minimera detta så ska löpande uppföljningar göras veckovis.

Bristande kunskap: vilket kan leda till förseningar, bristfällig slutprodukt. För att minimera denna risk så kommer löpande kompetensutveckling att ske i samarbete med Högskolan Väst, samt i regi av projektgruppen internt. En referensgrupp bestående av minst två lärare på HV kommer att ingå i projektet, vilka kan bistå med handledning och expertkunskap. Eventuellt kan det bli aktuellt att ta kontakt med ytterligare personer.

Kompetensutveckling som kan komma i fråga är:

· Rapportskrivning.

· Fördjupade kunskaper inom GIS generellt.

· Insikter i olika GIS-system och dess för- och nackdelar.

10 Projektorganisation

Uppdragsgivare: Lotten Gustavsson Projektledare GIS-utredningen Västerviks kommun.

Projektledare: Camilla Björklund

Samordnare: Malin Hanson

Samordnare: Mikael Larsson

Referensgrupp/handledare HV: Ann Svensson, Kerstin Grundén med flera.

11 Förvaltningsansvaret

Allt material, pappersdokument, digitala dokument och filer överlämnas då projektet fått godkänt av uppdragsgivaren, Västerviks kommun, till kommunen eller av kommunen utsedd ansvarig.

Bilaga 2

Krav på GIS – sitemap i A3-format

I. IT. 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

B. Göra olika analyser. 6

1. Ruttplanering. 6

2. Med uppgifter från andra system... 6

C. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 6

II. Barn och utbildning. 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

1. Egna objekt 6

B. Göra olika analyser. 6

1. Befolkningsdata (KIR) 6

2. Vägnätet (NVDB) 6

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 6

4. Ruttplanering. 6

5. Med uppgifter från andra system... 6

C. Kopplingar till övriga system... 6

1. Procapita. 6

2. MarshPlus. 6

3. IST´s Extens. 6

D. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 6

III. Bostadsbolaget 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

1. Egna objekt 7

B. Göra olika analyser. 7

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 7

C. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 7

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 8

IV. Miljö och Bygg. 8

A. Lägga in kartobjekt med attribut 8

1. Egna objekt 8

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS, SGU.. 8

B. Göra olika analyser. 8

1. Med uppgifter från andra system... 8

2. Fastighetsuppgifter (FIR) 8

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 8

C. Kopplingar till övriga system... 8

1. ArcGIS.. 8

2. Tekis Winbär 8

3. Tekis Ecos. 8

4. Tekis AGSA.. 8

5. Importera excelark. 8

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 8

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 8

V. Mijö och Energi 8

A. Lägga in kartobjekt med attribut 8

1. Egna objekt 8

B. Göra olika analyser. 8

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 8

2. Med uppgifter från andra system... 8

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 9

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 9

D. Kopplingar till övriga system... 9

1. K+ - kundregistret 9

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 9

VI. Kommunledningskontoret 9

A. Lägga in kartobjekt med attribut 9

1. Egna objekt 9

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS.. 9

B. Göra olika analyser. 9

1. Med uppgifter från andra system... 9

2. Fastighetsuppgifter (FIR) 9

C. Kopplingar till övriga system... 9

1. ArcGIS.. 9

2. Winbär 9

3. ServiceData Syd. 9

4. Importera excelark. 9

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 9

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 9

VII. Kraft Elnät 9

A. Lägga in kartobjekt med attribut 9

1. Egna objekt 9

B. Behov/krav på systemet 9

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 10

2. Med uppgifter från andra system... 10

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 10

4. Nätövervakningssystem... 10

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 10

D. Kopplingar till övriga system... 10

1. K+ - kundregistret 10

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 10

VIII. Kultur och fritid. 10

A. Lägga in kartobjekt med attribut 10

1. Egna objekt 10

2. Objekt från bl a myndigheter som LST, RAÄ.. 10

B. Göra olika analyser. 10

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 10

2. Med uppgifter från andra system... 10

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 10

D. Kopplingar till övriga system... 10

1. FRI 10

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 10

IX. Räddningstjänsten. 10

A. Lägga in kartobjekt med attribut 10

1. Egna objekt 10

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS.. 11

B. Göra olika analyser. 11

1. Befolkningsdata (KIR) 11

2. Vägnätet (NVDB) 11

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 11

4. Ruttplanering. 11

5. Med uppgifter från andra system... 11

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 11

D. Kopplingar till övriga system... 11

1. Brott från polisens system... 11

2. Alarmos objekt på karta. 11

3. Bygglovshandlingar m planritningar 11

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 11

X. Socialförvaltningen. 11

A. Lägga in kartobjekt med attribut 11

1. Egna objekt 11

B. Göra olika analyser. 11

1. Befolkningsdata (KIR) 11

2. Vägnätet (NVDB) 11

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 11

4. Ruttplanering. 11

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 12

D. Kopplingar till övriga system... 12

1. IFO-system... 12

2. LSS-system... 12

3. Vård och omsorg system... 12

XI. Teknisk Service. 12

A. Lägga in kartobjekt med attribut 12

1. Egna objekt 12

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, RAÄ, SVS.. 12

B. Göra olika analyser. 12

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 12

2. Med uppgifter från andra system... 12

3. VA - dimensioner, material osv. 12

4. Befolkningsuppgifter (KIR) 12

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 12

D. Kopplingar till övriga system... 12

1. K+ - kundregistret 12

2. Winbär 12

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 12

Bilaga 3

Bilaga 4

Bilaga 5

//Micke Lidköping vid Vänern

Projektplan med bilagor

PROJEKTPLAN

Delprojekt i Västerviks kommun GIS-utredning

webbadress
Projektnamn GIS-utredning Västerviks kommun
Fastställt av Lotten Gustafsson
Dokumentansvarig Projektledare Camilla Björklund
Dokumentidentitet Projektplan	Version 1	Datum 2008-11-12	Status

Dokumenthistorik

Version	Datum	Ändrad av	Utförda förändringar
1	2008-11-13	Camilla Björklund	Orginal

Innehållsförteckning

1 Direktivet.. 4

1.1 Definitioner och förkortningar. 4

2 Beskrivning.. 4

2.1 Omfattning. 4

2.2 Projekt-mål. 5

2.3 Tidplan.. 5

2.4 Kostnad.. 5

2.5 Avslutskriterier. 5

2.6 Avvikelser. 5

2.7 Beroenden.. 6

3 Organisation.. 6

3.1 Beskrivning av ansvar. 6

3.2 Resurser. 7

4 Genomförande. 7

4.1 Start av projektet.. 8

4.2 Beslutspunkt.. 8

4.3 Uppföljning/ Rapportering. 8

4.4 Godkännande och leveransplan.. 9

4.5 Avslut av projektet.. 9

5 Nyckelantagande. 9

6 Samverkan.. 9

7 Kommunikation.. 9

7.1 Inom projektet.. 9

Bilagor:

Elektronisk bilaga 1 Direktiv delprojekt GIS-utredning Västerviks kommun version 3

Elektronisk bilaga 2 Krav på GIS

Elektronisk bilaga 3 Sitemap i A3-format

Elektronisk bilaga 4 Tidsplanering

1 Direktivet

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltnings och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS-plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

För en utförligare beskrivning se elektronisk bilaga 1 Direktiv delprojekt GIS-utredning Västerviks kommun version 3.

1.1 Definitioner och förkortningar

GIS – Georafiska InformationsSystem

2 Beskrivning

2.1 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose de krav respektive förvaltning och bolag har på systemen/plattformen genom att matcha kraven mot kompabiliteten i systemen.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen. Möjliga leverantörer tillhandahålls till största delen från uppdragsgivaren men projektgruppen är fria att själva föreslå andra möjliga systemleverantörer och plattformar.

§ Att redovisa resultatet både skriftligt och muntligt.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byte av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

2.2 Projekt-mål.

Att utifrån de krav som Västerviks kommun har på GIS-system föreslå möjliga plattformar som är kompatibla med de övriga system som redovisats i den kravspecifikation som tillhandahållits av projektledaren för GIS-utredningen, Lotten Gutafsson (se elektronisk bilaga 2 Krav på GIS och elektronisk bilaga 3 Sitemap i A3-format) Detta ska resultera i en skriftlig rapport samt en muntlig presentation av resultaten både för Högskolan Väst och Västerviks kommun.

2.3 Tidplan

En skriftlig rapport ska inlämnas till Högskolan Väst samt Västerviks kommun senast den 7 januari 2009. Den 9 januari 2009 ska en muntlig redovisning för Högskolan Väst:s examinatorer ske. Datum för muntligt föredragande för Västerviks kommun och andra intressenter bestäms vid ett senare tillfälle.

För en mer detaljerad tidsplanering se elektronisk bilaga 4 Tidsplanering

2.4 Kostnad

De eventuella kostnader som uppstår under arbetet med denna rapport får respektive projektmedlem själv bekosta. Kostnader för Västerviks kommun har inte tagits med i beräkningarna, utan får skötas från deras sida.

2.5 Avslutskriterier

Projektet anses avlslutat när Högskolan Väst:s examinatorer och uppdragsgivaren Västerviks kommun genom Lotten Gustafsson anser att projektet uppfyllt de på förhand beslutade kraven utifrån det direktiv som godkänts från alla tre parterna.

2.6 Avvikelser

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet så krävs det att det som kommunen tagit på sig att tillhandahålla levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och kommunen hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen kommer inte kunna genomföras.

2.7 Beroenden

För att arbetet ska löpa smärtfritt så krävs det att det material som ska erhållas från kommunens sida inkommer i tid, och att en tät kommunikation mellan projektgruppen och ansvarig från kommunen sker.

3 Organisation

Uppdragsgivare: Västerviks kommun genom Lotten Gustafsson, Projektledare GIS-utredningen

Projektledare: Camilla Björklund

Projektmedlem: Malin Hanson

Projektmedlem: Mikael Larsson

Referensgrupp: Ann Svensson, Kerstin Grundén

3.1 Beskrivning av ansvar

3.1.1 Uppdragsgivarens ansvar

Att förse projektgruppen Mimaca med material om nuvarande system och krav på kommande system. Att vara en diskussionpartner när problem uppstår och vara den beslutande parten om utredningen kör fast eller på annat sätt hindras.

3.1.2 Projektledarens ansvar

Att dokumentera allt genom projektets gång.

Ansvarar för tolkandet av direktivet tillsammans med projektgruppen och uppdragsgivaren så att alla är eniga och direktivet kan fungera som ett styrdokument.

Att entusiasmera och fördela arbetet.

Lösa och medla i ev. konflikter.

Hålla kommunikationen fri och öppen.

Sköta kontakt med uppdragsgivaren.

Vid större beslut ska hela gruppen, projektledaren och uppdragsgivaren gemensamt komma överens. Annars är det mellan uppdragsgivaren och projektledaren som beslutsgången går.

Tydliggöra målen för projektgruppen så att alla är införstådda med uppgiften och drar åt samma håll.

3.1.3 Projektmedlemmars ansvar

Medverkar i projektplaneringen

Utför kartläggningar, sammanställningar och analyser mm.

Utformar förslag

Medverkar vid en löpande uppföljning av projektet

Deltar i avrapporteringar

Redovisar arbetad tid till projektledare veckovis

3.2 Resurser

Examinator på kursen TOB300: Ann Svensson, Högskolan Väst

Handledare på kursen TOB300: Kerstin Grundén, Högskolan Väst

Deras ansvar: Att vägleda och ge tips och råd till projektgruppen, i mån av tid, under kursen TOB300

3.2.1 Uppdragsgivare

Västerviks kommun GIS-utredningen genom Lotten Gustafsson, projektledare.

3.2.2 Projektgranskare

Ann Svensson, Examinator, Högskolan Väst

Kerstin Grundén, Handledare, Högskolan Väst

3.2.3 Projektledare

Camilla Björklund, student på Kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

3.2.4 Resurspersoner

Resurspersoner:

Malin Hanson

Camilla Björklund

Mikael Larsson

Nödvändiga kompetenser:

Generella kunskaper inom GIS

Utredningsarbete

Ledarkunskaper

Samarbete

Projektdokumentation

Presentation

3.2.5 Övriga resurser

Videokonferensutrustning

Ordbehandlingsprogram

Internet

4 Genomförande

Projektgruppen Mimaca kommer att arbeta utifrån den tidsplan som arbetats fram genom diskussioner mellan projektmedlemmarna. De faser eller milstolpar som är av intresse att uppfylla inom den satta tidgränsen är de som anges nedan. Uppdragsgivaren är kontinuerligt informerad om gruppens arbete genom hela processen och bistår med råd för att projektet ska få den utformning och det slutresultat som är önskvärt. Milstolparna representerar den prioritetsordning som projektgruppen anser vara nödvändig och följer den tidsplan som fastställt för att projektets satta tidsram skall kunna hållas.

Milstolpe 1: Faktainsamlig plattformar – material som rör de tänkta leverantörerna och deras system samlas in från Internet och eventuell kontakt med leverantör samt också till viss del insamlande av material av redan tillgängliga system. När detta är klart anses milstolpe ett vara uppnådd.

Milstolpe 2: Matchning krav/behov – En jämförelse av de tänkta systemen mot kraven i kravspecifikationen sker. När detta är gjort anses milstolpe två vara uppnådd.

Milstolpe 3: Frågor till HV – att ha besvarat de specifika frågeställningar som ingår som en del i uppgiften från Högskolan Väst.

Milstolpe 4: Rapportsammanställning – det resultat som framkommer under fas två sammanställs i en skriftlig rapport. När denna rapport är framtagen och inlämnad anses milstolpe fyra vara uppnådd.

Milstolpe 5: Muntlig presentation av resultatet för Högskolan Väst.

Milstolpe 6: Muntlig presentation av resultatet för uppdragsgivare.

4.1 Start av projektet

Projektstart är formellt måndagen den 3 november 2008, men reellt blir det måndagen den 10 november 2008, med framtagande av ett direktiv samt en tidsplanering.

4.2 Beslutspunkt

I detta projekt finns inga direkta beslutspunkter, däremot kan man se till våra framtagna milstolpar för att se om utvecklingen och tidsplanen håller.

Ser projektledaren att tidsplanen inte kommer att hålla krävs det omplanering och omprioritering. Se milstolpar ovan.

4.3 Uppföljning/ Rapportering

Uppföljning av tidplanen kommer att ske fortlöpande. Rapportering mot HV sker ungefär en gång per vecka, muntligt via marratech. Rapportering mot Västerviks kommun sker till Lotten Gustafsson, när hon, kommunen eller projektgruppen MiMaCa anser det vara nödvändigt. Slutrapportering mot HV sker fredagen den 9/1 2009. Slutrapportering mot Västerviks kommun avtalas vid ett senare tillfälle.

4.4 Godkännande och leveransplan

Rapporten ska godkännas av både examinator på HV och uppdragsgivaren Västerviks kommun för att denna ska anses vara just godkänd. Rapporten kommer att överlämnas den 7 januari 2009 till alla inblandade parter.

4.5 Avslut av projektet

Projektet skall vara godkänt av uppdragsgivaren: Västerviks kommun.

Projektet ska vara godkänt av Högskolan väst: Ann Svensson

Den skriftliga rapporten ska inlämnas till samtliga intressenter den 7 januari 2009.

5 Nyckelantagande

Det som i första hand styr projektets framskridande är att de milstolpar som framtagits uppnås och i förevarande fall att information går att få tag på inom rimlig tid. Om så inte blir fallet så måste en omförhandling ske mellan uppdragsgivare och projektgrupp.

6 Samverkan

Samverkan kommer att ske mellan alla inblandade personer i projektgruppen.

7 Kommunikation

7.1 Inom projektet

Kommunikation mellan projektets gruppmedlemmar kommer i första hand att ske via videokonferens med hjälp av Marratech. Kontakt med referensgrupp samt uppdragsgivare kommer att ske via e-post, MSN, Marratech och telebild. Därutöver används de tekniker som för tillfället kan anses vara till hjälp för projektet.

 

PROJEKTDIREKTIV

Delprojekt i Västerviks kommun GIS-utredning

webbadress
Projektnamn GIS-utredning Västerviks kommun
Fastställt av Lotten Gustafsson
Dokumentansvarig Projektledare Camilla Björklund
Dokumentidentitet Direktiv	Version 3	Datum 081112	Status

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning.. 3

2 Översikt.. 3

2.1 Bakgrund.. 3

2.2 Syfte. 6

3 Uppdrag/ Mål.. 6

4 Intressenter.. 6

5 Omfattning.. 6

6 Genomförande. 7

7 Rutiner.. 7

8 Beräknade kostnader och tidsåtgång.. 7

8.1 Beräknade kostnader. 7

8.2 Beräknad tidsåtgång. 8

9 Antaganden.. 8

10 Risker.. 8

11 Projektorganisation.. 9

12 Förvaltningsansvaret.. 9

 

Bilaga 1

Tidsplanering version 2
Sammanfattning

Detta dokument är ett direktiv framtaget av projektgruppen MiMaCa i nära samarbete med Lotten Gustafsson, projektledare för GIS-utredningen i Västerviks kommun gällande den delutredning som Västerviks kommun vill ha hjälp med. Projektet ingår som ett moment i en högskolekurs, TOB300, Tillämpade offentliga system B-kurs, på Högskolan Väst.

1 Översikt

1.1 Bakgrund

I ovan nämnda kurs ingår att uföra någon form av utredning som inriktar sig mot offentlig förvaltning och denna utredning ska utmynna i en rapport som ska presenteras både för kursens deltagare och för uppdragsgivare. Detta gör att det är av yttersta vikt att det material som hanteras inte får begränsas av sekretess med mera, utan ska vara av en offentlig art.

Gruppen MiMaCa tog kontakt med Västerviks kommun för att undersöka om de kunde erbjuda ett relevant projekt som passade för de kriterier som anges i kursplanen för TOB300. I samband med detta så föreslogs att kontakt skulle tas med projektledaren för den GIS-utredning som leds av Lotten Gustavsson. Denna utredning har till syfte att undersöka möjligheterna att byta ut system som används för att lagra och behandla geografisk- och lägesbestämd information och samla dessa under en gemensam plattform istället. I dagsläget användas många olika system inom de respektive förvaltningarna, något som kan försvåra samarbete mellan förvaltningar, och innebära dubbellagring av information, vilket med ett gemensamt system/plattform eventuellt skulle kunna minimeras. Det delprojekt som tagits fram ska utreda vilken/vilka GIS plattformar som ska kunna användas utifrån de specifika krav och användningsområden som respektive förvaltning har samt kopplingar övriga system.

Västerviks kommuns organisation ser ut som nedan:

De system som idag används är följande:

1.2 Syfte

Att undersöka möjligheterna att effektivisera Västerviks kommuns GIS-hantering genom att föreslå plattformar som utifrån de specifika krav som ställs av förvaltningarna skulle kunna ersätta de idag använda. Att skapa en förståelse för hur ett utredningsarbete kan utföras med fokus på offentlig förvaltning.

2 Uppdrag/ Mål

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltning och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

3 Intressenter

Västerviks kommun/förvaltningar och bolag, GIS-utredningen Västerviks kommun, Kommuninvånarna Västervik, Tjänstemän och Politiker Västervik Kommun, Leverantörer av GIS-system och Högskolan Väst

4 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose de krav respektive förvaltning har på systemen/plattformen.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen.

§ Att redovisa resultatet både skriftligt och muntligt.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byta av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

5 Genomförande

Metoder: Diskussioner med uppdragsgivaren, täta uppföljningar. En kvantitativ metod används för att undersöka olika plattformar/GIS-system.

Verktyg: Videokonferansverktyg, Projektplaneringsverktyg, rapporteringsverktyg t.ex microsoft office programvaror.

Förutsättningar: Projektet ingår i kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

6 Rutiner

Rapportering till uppdragsgivare sker kontinuerligt mellan projektledare/samordnare och av uppdragsgivare utsedd kontaktperson i förevarande fall Lotten Gustafsson. Dessutom är tidpunkten för redovisning av slutrapport av projektet fastställt av kursens begränsningar. Muntligt föredragande av denna för intressenter från Västerviks kommun kommer att bestämmas vid ett senare tillfälle. Tidrapportering inom projektgruppen sker med hjälp av GanttProject, samt en dagbok som förs av projektledaren. Tid från respektive gruppmedlem redovisas veckovis till projektledaren. Den sammanlagda tiden redovisas sen i sin tur i den slutliga rapporten som överlämnas till uppdragsgivare i samband med slutredovisningen.

Arbetet med ovan nämnda rapport kommer att ske fortlöpande genom hela projektet. Projektledaren är ansvarig för att så sker, men kan delegera ut själva uppgifterna till övriga projektdeltagare.

Vid större frågor rörande projektet så ska hela projektgruppen vara med vid diskussioner med uppdragsgivaren. Detta kan lämpligen ske via telebilduppkopplingar eller med hjälp av annan videokonferensutrustning (Marratech, MSN).

De beslut rörande projektets utforming tas i första hand gemensamt mellan projektledare, eller av denne utsedd ställföreträdare och av uppdragsgivaren utsedd ansvarig.

7 Beräknade kostnader och tidsåtgång

7.1 Beräknade kostnader

Då arbetet ingår i en kurs på Högskolan Väst så kommer inga kostnader som kan debiteras på Västerviks kommun att uppstå. Kostnader för projektdeltagarna får bekostas av repektive deltagare.

7.2 Beräknad tidsåtgång

Den tid som är avsatt för projektet i dess helhet, direktiv inräknat, är 10 veckor, med start 08-11-03 och avslut 09-01-09.

Kursen TOB300 som detta projekt ingår i sätter inga direkta begränsningar på den tid som får tas i anspråk. Dock så förutsätts att 40 arbetstimmar per deltagare och vecka ska kunna tas i anspråk för projektet, med vissa begränsningar under till exempel jul och nyårshelgen.

Då projektgruppen innefattar 3 personer så betyder detta ett minimum av ca 1200 arbetstimmar, men då gruppen själva disponerar den tid som anses behövas så kan denna siffra justeras både nedåt och uppåt. En grov tidsplanering har gjorts och är medskickad som en bilaga till detta direktiv, (se bilaga 1 Tidsplanering).

8 Antaganden

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet, så krävs det att det som Västerviks kommun tagit på sig att tillhandahålla, levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och Västerviks kommun hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen, eller av andra orsaker, kommer ej kunna genomföras.

9 Risker

Kända risker som identifierats till detta projekt är:

Bristande planering: vilket kan leda till förseningar och omförhandlingar av tidsplaner och utfomande av slutprodukt. För att minimera detta så ska löpande uppföljningar göras veckovis.

Bristande kunskap: vilket kan leda till förseningar, bristfällig slutprodukt. För att minimera denna risk så kommer löpande kompetensutveckling att ske i samarbete med Högskolan Väst, samt i regi av projektgruppen internt. En referensgrupp bestående av minst två lärare på HV kommer att ingå i projektet, vilka kan bistå med handledning och expertkunskap. Eventuellt kan det bli aktuellt att ta kontakt med ytterligare personer.

Kompetensutveckling som kan komma i fråga är:

· Rapportskrivning.

· Fördjupade kunskaper inom GIS generellt.

· Insikter i olika GIS-system och dess för- och nackdelar.

10 Projektorganisation

Uppdragsgivare: Lotten Gustavsson Projektledare GIS-utredningen Västerviks kommun.

Projektledare: Camilla Björklund

Samordnare: Malin Hanson

Samordnare: Mikael Larsson

Referensgrupp/handledare HV: Ann Svensson, Kerstin Grundén med flera.

11 Förvaltningsansvaret

Allt material, pappersdokument, digitala dokument och filer överlämnas då projektet fått godkänt av uppdragsgivaren, Västerviks kommun, till kommunen eller av kommunen utsedd ansvarig.

Krav på GIS – sitemap i A3-format bilaga 2

I. IT. 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

B. Göra olika analyser. 6

1. Ruttplanering. 6

2. Med uppgifter från andra system... 6

C. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 6

II. Barn och utbildning. 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

1. Egna objekt 6

B. Göra olika analyser. 6

1. Befolkningsdata (KIR) 6

2. Vägnätet (NVDB) 6

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 6

4. Ruttplanering. 6

5. Med uppgifter från andra system... 6

C. Kopplingar till övriga system... 6

1. Procapita. 6

2. MarshPlus. 6

3. IST´s Extens. 6

D. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 6

III. Bostadsbolaget 6

A. Lägga in kartobjekt med attribut 6

1. Egna objekt 7

B. Göra olika analyser. 7

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 7

C. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 7

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 8

IV. Miljö och Bygg. 8

A. Lägga in kartobjekt med attribut 8

1. Egna objekt 8

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS, SGU.. 8

B. Göra olika analyser. 8

1. Med uppgifter från andra system... 8

2. Fastighetsuppgifter (FIR) 8

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 8

C. Kopplingar till övriga system... 8

1. ArcGIS.. 8

2. Tekis Winbär 8

3. Tekis Ecos. 8

4. Tekis AGSA.. 8

5. Importera excelark. 8

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 8

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 8

V. Mijö och Energi 8

A. Lägga in kartobjekt med attribut 8

1. Egna objekt 8

B. Göra olika analyser. 8

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 8

2. Med uppgifter från andra system... 8

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 9

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 9

D. Kopplingar till övriga system... 9

1. K+ - kundregistret 9

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 9

VI. Kommunledningskontoret 9

A. Lägga in kartobjekt med attribut 9

1. Egna objekt 9

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS.. 9

B. Göra olika analyser. 9

1. Med uppgifter från andra system... 9

2. Fastighetsuppgifter (FIR) 9

C. Kopplingar till övriga system... 9

1. ArcGIS.. 9

2. Winbär 9

3. ServiceData Syd. 9

4. Importera excelark. 9

D. Publicera egen information på en publik karta på Internet 9

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 9

VII. Kraft Elnät 9

A. Lägga in kartobjekt med attribut 9

1. Egna objekt 9

B. Behov/krav på systemet 9

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 10

2. Med uppgifter från andra system... 10

3. Befolkningsuppgifter (KIR) 10

4. Nätövervakningssystem... 10

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 10

D. Kopplingar till övriga system... 10

1. K+ - kundregistret 10

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 10

VIII. Kultur och fritid. 10

A. Lägga in kartobjekt med attribut 10

1. Egna objekt 10

2. Objekt från bl a myndigheter som LST, RAÄ.. 10

B. Göra olika analyser. 10

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 10

2. Med uppgifter från andra system... 10

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 10

D. Kopplingar till övriga system... 10

1. FRI 10

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 10

IX. Räddningstjänsten. 10

A. Lägga in kartobjekt med attribut 10

1. Egna objekt 10

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, LST, RAÄ, SVS.. 11

B. Göra olika analyser. 11

1. Befolkningsdata (KIR) 11

2. Vägnätet (NVDB) 11

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 11

4. Ruttplanering. 11

5. Med uppgifter från andra system... 11

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 11

D. Kopplingar till övriga system... 11

1. Brott från polisens system... 11

2. Alarmos objekt på karta. 11

3. Bygglovshandlingar m planritningar 11

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 11

X. Socialförvaltningen. 11

A. Lägga in kartobjekt med attribut 11

1. Egna objekt 11

B. Göra olika analyser. 11

1. Befolkningsdata (KIR) 11

2. Vägnätet (NVDB) 11

3. Fastighetsuppgifter (FIR) 11

4. Ruttplanering. 11

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 12

D. Kopplingar till övriga system... 12

1. IFO-system... 12

2. LSS-system... 12

3. Vård och omsorg system... 12

XI. Teknisk Service. 12

A. Lägga in kartobjekt med attribut 12

1. Egna objekt 12

2. Objekt från bla myndigheter som SMHI, RAÄ, SVS.. 12

B. Göra olika analyser. 12

1. Fastighetsuppgifter (FIR) 12

2. Med uppgifter från andra system... 12

3. VA - dimensioner, material osv. 12

4. Befolkningsuppgifter (KIR) 12

C. Publicera egen information på en publik karta på Internet 12

D. Kopplingar till övriga system... 12

1. K+ - kundregistret 12

2. Winbär 12

E. Tillgång till övriga förvaltningar och bolags geografiska information.. 12

Bilaga 3

Bilaga 4

//Micke Lidköping vid Vänern

Projektdirektiv och tidsplan

PROJEKTDIREKTIV

Delprojekt i Västerviks kommun GIS-utredning

webbadress
Projektnamn GIS-utredning Västerviks kommun
Fastställt av Lotten Gustafsson
Dokumentansvarig Projektledare Camilla Björklund
Dokumentidentitet Direktiv	Version 3	Datum 081112	Status

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning.. 3

2 Översikt.. 3

2.1 Bakgrund.. 3

2.2 Syfte. 6

3 Uppdrag/ Mål.. 6

4 Intressenter.. 6

5 Omfattning.. 6

6 Genomförande. 7

7 Rutiner.. 7

8 Beräknade kostnader och tidsåtgång.. 7

8.1 Beräknade kostnader. 7

8.2 Beräknad tidsåtgång. 8

9 Antaganden.. 8

10 Risker.. 8

11 Projektorganisation.. 9

12 Förvaltningsansvaret.. 9

Bilaga

Tidsplanering version 2
Sammanfattning

Detta dokument är ett direktiv framtaget av projektgruppen MiMaCa i nära samarbete med Lotten Gustafsson, projektledare för GIS-utredningen i Västerviks kommun gällande den delutredning som Västerviks kommun vill ha hjälp med. Projektet ingår som ett moment i en högskolekurs, TOB300, Tillämpade offentliga system B-kurs, på Högskolan Väst.

1 Översikt

1.1 Bakgrund

I ovan nämnda kurs ingår att uföra någon form av utredning som inriktar sig mot offentlig förvaltning och denna utredning ska utmynna i en rapport som ska presenteras både för kursens deltagare och för uppdragsgivare. Detta gör att det är av yttersta vikt att det material som hanteras inte får begränsas av sekretess med mera, utan ska vara av en offentlig art.

Gruppen MiMaCa tog kontakt med Västerviks kommun för att undersöka om de kunde erbjuda ett relevant projekt som passade för de kriterier som anges i kursplanen för TOB300. I samband med detta så föreslogs att kontakt skulle tas med projektledaren för den GIS-utredning som leds av Lotten Gustavsson. Denna utredning har till syfte att undersöka möjligheterna att byta ut system som används för att lagra och behandla geografisk- och lägesbestämd information och samla dessa under en gemensam plattform istället. I dagsläget användas många olika system inom de respektive förvaltningarna, något som kan försvåra samarbete mellan förvaltningar, och innebära dubbellagring av information, vilket med ett gemensamt system/plattform eventuellt skulle kunna minimeras. Det delprojekt som tagits fram ska utreda vilken/vilka GIS plattformar som ska kunna användas utifrån de specifika krav och användningsområden som respektive förvaltning har samt kopplingar övriga system.

Västerviks kommuns organisation ser ut som nedan:

De system som idag används är följande:

1.2 Syfte

Att undersöka möjligheterna att effektivisera Västerviks kommuns GIS-hantering genom att föreslå plattformar som utifrån de specifika krav som ställs av förvaltningarna skulle kunna ersätta de idag använda. Att skapa en förståelse för hur ett utredningsarbete kan utföras med fokus på offentlig förvaltning.

2 Uppdrag/ Mål

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltning och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

3 Intressenter

Västerviks kommun/förvaltningar och bolag, GIS-utredningen Västerviks kommun, Kommuninvånarna Västervik, Tjänstemän och Politiker Västervik Kommun, Leverantörer av GIS-system och Högskolan Väst

4 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose de krav respektive förvaltning har på systemen/plattformen.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen.

§ Att redovisa resultatet både skriftligt och muntligt.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byta av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

5 Genomförande

Metoder: Diskussioner med uppdragsgivaren, täta uppföljningar. En kvantitativ metod används för att undersöka olika plattformar/GIS-system.

Verktyg: Videokonferansverktyg, Projektplaneringsverktyg, rapporteringsverktyg t.ex microsoft office programvaror.

Förutsättningar: Projektet ingår i kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

6 Rutiner

Rapportering till uppdragsgivare sker kontinuerligt mellan projektledare/samordnare och av uppdragsgivare utsedd kontaktperson i förevarande fall Lotten Gustafsson. Dessutom är tidpunkten för redovisning av slutrapport av projektet fastställt av kursens begränsningar. Muntligt föredragande av denna för intressenter från Västerviks kommun kommer att bestämmas vid ett senare tillfälle. Tidrapportering inom projektgruppen sker med hjälp av GanttProject, samt en dagbok som förs av projektledaren. Tid från respektive gruppmedlem redovisas veckovis till projektledaren. Den sammanlagda tiden redovisas sen i sin tur i den slutliga rapporten som överlämnas till uppdragsgivare i samband med slutredovisningen.

Arbetet med ovan nämnda rapport kommer att ske fortlöpande genom hela projektet. Projektledaren är ansvarig för att så sker, men kan delegera ut själva uppgifterna till övriga projektdeltagare.

Vid större frågor rörande projektet så ska hela projektgruppen vara med vid diskussioner med uppdragsgivaren. Detta kan lämpligen ske via telebilduppkopplingar eller med hjälp av annan videokonferensutrustning (Marratech, MSN).

De beslut rörande projektets utforming tas i första hand gemensamt mellan projektledare, eller av denne utsedd ställföreträdare och av uppdragsgivaren utsedd ansvarig.

7 Beräknade kostnader och tidsåtgång

7.1 Beräknade kostnader

Då arbetet ingår i en kurs på Högskolan Väst så kommer inga kostnader som kan debiteras på Västerviks kommun att uppstå. Kostnader för projektdeltagarna får bekostas av repektive deltagare.

7.2 Beräknad tidsåtgång

Den tid som är avsatt för projektet i dess helhet, direktiv inräknat, är 10 veckor, med start 08-11-03 och avslut 09-01-09.

Kursen TOB300 som detta projekt ingår i sätter inga direkta begränsningar på den tid som får tas i anspråk. Dock så förutsätts att 40 arbetstimmar per deltagare och vecka ska kunna tas i anspråk för projektet, med vissa begränsningar under till exempel jul och nyårshelgen.

Då projektgruppen innefattar 3 personer så betyder detta ett minimum av ca 1200 arbetstimmar, men då gruppen själva disponerar den tid som anses behövas så kan denna siffra justeras både nedåt och uppåt. En grov tidsplanering har gjorts och är medskickad som en bilaga till detta direktiv, (se bilaga 1 Tidsplanering).

8 Antaganden

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet, så krävs det att det som Västerviks kommun tagit på sig att tillhandahålla, levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och Västerviks kommun hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen, eller av andra orsaker, kommer ej kunna genomföras.

9 Risker

Kända risker som identifierats till detta projekt är:

Bristande planering: vilket kan leda till förseningar och omförhandlingar av tidsplaner och utfomande av slutprodukt. För att minimera detta så ska löpande uppföljningar göras veckovis.

Bristande kunskap: vilket kan leda till förseningar, bristfällig slutprodukt. För att minimera denna risk så kommer löpande kompetensutveckling att ske i samarbete med Högskolan Väst, samt i regi av projektgruppen internt. En referensgrupp bestående av minst två lärare på HV kommer att ingå i projektet, vilka kan bistå med handledning och expertkunskap. Eventuellt kan det bli aktuellt att ta kontakt med ytterligare personer.

Kompetensutveckling som kan komma i fråga är:

· Rapportskrivning.

· Fördjupade kunskaper inom GIS generellt.

· Insikter i olika GIS-system och dess för- och nackdelar.

10 Projektorganisation

Uppdragsgivare: Lotten Gustavsson Projektledare GIS-utredningen Västerviks kommun.

Projektledare: Camilla Björklund

Samordnare: Malin Hanson

Samordnare: Mikael Larsson

Referensgrupp/handledare HV: Ann Svensson, Kerstin Grundén med flera.

11 Förvaltningsansvaret

Allt material, pappersdokument, digitala dokument och filer överlämnas då projektet fått godkänt av uppdragsgivaren, Västerviks kommun, till kommunen eller av kommunen utsedd ansvarig.

Tidsplan

//Micke Lidköping vid Vänern