Mickes skolblogg: Projektdirektiv och tidsplan

Detta dokument är ett direktiv framtaget av projektgruppen MiMaCa i nära samarbete med Lotten Gustafsson, projektledare för GIS-utredningen i Västerviks kommun gällande den delutredning som Västerviks kommun vill ha hjälp med. Projektet ingår som ett moment i en högskolekurs, TOB300, Tillämpade offentliga system B-kurs, på Högskolan Väst.

1 Översikt

1.1 Bakgrund

I ovan nämnda kurs ingår att uföra någon form av utredning som inriktar sig mot offentlig förvaltning och denna utredning ska utmynna i en rapport som ska presenteras både för kursens deltagare och för uppdragsgivare. Detta gör att det är av yttersta vikt att det material som hanteras inte får begränsas av sekretess med mera, utan ska vara av en offentlig art.

Gruppen MiMaCa tog kontakt med Västerviks kommun för att undersöka om de kunde erbjuda ett relevant projekt som passade för de kriterier som anges i kursplanen för TOB300. I samband med detta så föreslogs att kontakt skulle tas med projektledaren för den GIS-utredning som leds av Lotten Gustavsson. Denna utredning har till syfte att undersöka möjligheterna att byta ut system som används för att lagra och behandla geografisk- och lägesbestämd information och samla dessa under en gemensam plattform istället. I dagsläget användas många olika system inom de respektive förvaltningarna, något som kan försvåra samarbete mellan förvaltningar, och innebära dubbellagring av information, vilket med ett gemensamt system/plattform eventuellt skulle kunna minimeras. Det delprojekt som tagits fram ska utreda vilken/vilka GIS plattformar som ska kunna användas utifrån de specifika krav och användningsområden som respektive förvaltning har samt kopplingar övriga system.

Västerviks kommuns organisation ser ut som nedan:

De system som idag används är följande:

1.2 Syfte

Att undersöka möjligheterna att effektivisera Västerviks kommuns GIS-hantering genom att föreslå plattformar som utifrån de specifika krav som ställs av förvaltningarna skulle kunna ersätta de idag använda. Att skapa en förståelse för hur ett utredningsarbete kan utföras med fokus på offentlig förvaltning.

2 Uppdrag/ Mål

MiMaCa:s uppdrag är att utgå från Västerviks kommuns kravspecifikation och föreslå möjliga GIS plattformar. Olika system/plattformar för GIS-hantering ska undersökas för att tillgodo se respektive förvaltning och bolags krav samt i samverkan med övriga verksamhetssystem för utbyte av data. Målet med undersökningen/rapporten är att föreslå GIS plattformar/system som eventuellt kommer att kunna vara kompatibla eller ersätta de system som används idag. I undersökningen ska ingen ekonomisk hänsyn tas. Likaså behöver inte det tekniska lösas om hur man till exempel skulle kunna lösa kompatibilitetsproblem mellan nya system och befintliga system som eventuellt inte går att byta ut.

3 Intressenter

Västerviks kommun/förvaltningar och bolag, GIS-utredningen Västerviks kommun, Kommuninvånarna Västervik, Tjänstemän och Politiker Västervik Kommun, Leverantörer av GIS-system och Högskolan Väst

4 Omfattning

I projektet ingår:

§ Att tillgodose de krav respektive förvaltning har på systemen/plattformen.

§ Att undesöka vilka GIS-plattformar som skulle kunna vara av intresse för kommunen.

§ Att redovisa resultatet både skriftligt och muntligt.

§ Specifikt för Högskolan Väst besvara ett antal frågor om organisationen.

I projektet ingår inte:

§ Att utreda vilka ekomomiska konsekvenser ett eventuellt byta av system skulle innebära för kommunen och respektive förvaltning

§ Att ta någon hänsyn till de lagar och regler som eventuellt styr val av plattform, såvida det inte är direkt uppenbart att detta kommer att påverka i stor utsträckning

§ Att utreda hur man rent teknisk går till väga för att byta ut system, eller få system kompatibla.

5 Genomförande

Metoder: Diskussioner med uppdragsgivaren, täta uppföljningar. En kvantitativ metod används för att undersöka olika plattformar/GIS-system.

Verktyg: Videokonferansverktyg, Projektplaneringsverktyg, rapporteringsverktyg t.ex microsoft office programvaror.

Förutsättningar: Projektet ingår i kursen TOB300 vid Högskolan Väst.

6 Rutiner

Rapportering till uppdragsgivare sker kontinuerligt mellan projektledare/samordnare och av uppdragsgivare utsedd kontaktperson i förevarande fall Lotten Gustafsson. Dessutom är tidpunkten för redovisning av slutrapport av projektet fastställt av kursens begränsningar. Muntligt föredragande av denna för intressenter från Västerviks kommun kommer att bestämmas vid ett senare tillfälle. Tidrapportering inom projektgruppen sker med hjälp av GanttProject, samt en dagbok som förs av projektledaren. Tid från respektive gruppmedlem redovisas veckovis till projektledaren. Den sammanlagda tiden redovisas sen i sin tur i den slutliga rapporten som överlämnas till uppdragsgivare i samband med slutredovisningen.

Arbetet med ovan nämnda rapport kommer att ske fortlöpande genom hela projektet. Projektledaren är ansvarig för att så sker, men kan delegera ut själva uppgifterna till övriga projektdeltagare.

Vid större frågor rörande projektet så ska hela projektgruppen vara med vid diskussioner med uppdragsgivaren. Detta kan lämpligen ske via telebilduppkopplingar eller med hjälp av annan videokonferensutrustning (Marratech, MSN).

De beslut rörande projektets utforming tas i första hand gemensamt mellan projektledare, eller av denne utsedd ställföreträdare och av uppdragsgivaren utsedd ansvarig.

7 Beräknade kostnader och tidsåtgång

7.1 Beräknade kostnader

Då arbetet ingår i en kurs på Högskolan Väst så kommer inga kostnader som kan debiteras på Västerviks kommun att uppstå. Kostnader för projektdeltagarna får bekostas av repektive deltagare.

7.2 Beräknad tidsåtgång

Den tid som är avsatt för projektet i dess helhet, direktiv inräknat, är 10 veckor, med start 08-11-03 och avslut 09-01-09.

Kursen TOB300 som detta projekt ingår i sätter inga direkta begränsningar på den tid som får tas i anspråk. Dock så förutsätts att 40 arbetstimmar per deltagare och vecka ska kunna tas i anspråk för projektet, med vissa begränsningar under till exempel jul och nyårshelgen.

Då projektgruppen innefattar 3 personer så betyder detta ett minimum av ca 1200 arbetstimmar, men då gruppen själva disponerar den tid som anses behövas så kan denna siffra justeras både nedåt och uppåt. En grov tidsplanering har gjorts och är medskickad som en bilaga till detta direktiv, (se bilaga 1 Tidsplanering).

8 Antaganden

För att projektet ska kunna genomföras i sin helhet, så krävs det att det som Västerviks kommun tagit på sig att tillhandahålla, levereras i tid och på ett adekvat sätt. Det krävs också att den kompetensutveckling som sker fortlöpande av projektgruppens deltagare inte drar ut för mycket i tiden. Det krävs också att de överenskommelser som gjorts mellan projektgrupp och Västerviks kommun hålls och att ändringar skall ske i första hand mellan projektledare och uppdragsgivare. Vid ändringar av större karaktär skall även diskussioner föras med hela projektgruppen. Beslut om ändringar ska tas av projektledaren i samråd med projektgruppen. Ändringar som inte av projektledaren anses rymmas inom tidsramen, eller av andra orsaker, kommer ej kunna genomföras.

9 Risker

Kända risker som identifierats till detta projekt är:

Bristande planering: vilket kan leda till förseningar och omförhandlingar av tidsplaner och utfomande av slutprodukt. För att minimera detta så ska löpande uppföljningar göras veckovis.

Bristande kunskap: vilket kan leda till förseningar, bristfällig slutprodukt. För att minimera denna risk så kommer löpande kompetensutveckling att ske i samarbete med Högskolan Väst, samt i regi av projektgruppen internt. En referensgrupp bestående av minst två lärare på HV kommer att ingå i projektet, vilka kan bistå med handledning och expertkunskap. Eventuellt kan det bli aktuellt att ta kontakt med ytterligare personer.

Kompetensutveckling som kan komma i fråga är:

· Rapportskrivning.

· Fördjupade kunskaper inom GIS generellt.

· Insikter i olika GIS-system och dess för- och nackdelar.

10 Projektorganisation

Uppdragsgivare: Lotten Gustavsson Projektledare GIS-utredningen Västerviks kommun.

Projektledare: Camilla Björklund

Samordnare: Malin Hanson

Samordnare: Mikael Larsson

Referensgrupp/handledare HV: Ann Svensson, Kerstin Grundén med flera.

11 Förvaltningsansvaret

Allt material, pappersdokument, digitala dokument och filer överlämnas då projektet fått godkänt av uppdragsgivaren, Västerviks kommun, till kommunen eller av kommunen utsedd ansvarig.

Tidsplan

//Micke Lidköping vid Vänern